三策專案管理顧問有限公司 · 更新：2026.10.08
先整理現有資料與已做的決定
收集更新會章程、立案資料、會員及產權資料、會議紀錄、既有提案與已簽署文件。將資料版本與保管人記清楚，避免不同人拿著不同版本討論。籌組更新會的同意與事業計畫的同意，屬於不同階段的文件，不能混用。
把專業委託內容說清楚
依案件需要確認規劃、建築、估價、財務及法律等工作。每項委託應交代範圍、交付資料、費用、預計工作安排，以及由誰與更新會聯絡。已委託的工作也要查看契約，確認哪些已包含、哪些需另外討論。
建立經費與支出的紀錄
列出預計支出、付款條件、資金來源與目前餘額，依章程及適用規定辦理預算、支出與相關決議。可申請的補助應另外核對資格、可補助項目與受理規定，不能先把未核准補助當成確定收入。
讓每次會議有明確的討論項目
會前把需要說明與決定的事項列出，附上相關資料，讓會員有機會理解內容。會議的召集、出席、表決及紀錄，依章程與適用規定辦理。會後將決議轉成待辦工作，註明負責人與預計完成時間。
持續記錄地主疑問與送件進度
地主對分配、費用或合作方式的疑問，要記錄由誰說明及是否已回覆。送件後，保存送件日期、文號、最近通知與補件內容，區分等待審查、團隊辦理與社區需要決定的事項。
先完成一份工作清單
可以從四欄開始：工作項目、目前情形、負責人、下一步。每次開會更新內容，讓理監事與團隊知道哪些事情已完成、哪些還在等資料或決定。需要顧問協助時，也能以這份清單確認委託範圍。