先建立案件進度與分工
整理已完成的工作、尚未完成的事項、負責人員及需要的資料。把社區決策與專業工作分開記錄，確認哪些事情正在等待決定、哪些正在辦理。
計畫準備與送審的工作銜接
依案件實際需求，協助規劃、建築、估價、財務及法律等人員確認資料交換與工作安排。送件後，追蹤審查通知、補件內容、負責人員與回覆情形。
準備會議資料並記錄決定
會前整理需要說明與決定的項目，會後記錄結論、後續工作與負責人。地主提出的新疑問，也應記錄回覆情形，讓後續討論能接續已確認的內容。
後續工作依核定內容與契約安排
案件往後推動時，依實際核定內容與委託約定確認工作。搬遷、拆除、興建及交屋等階段是否納入三策的協調範圍，要在委託時逐項確認。
先說明管理範圍與專業責任
全案管理的工作範圍、交付資料、工作安排與費用均需約定。各項設計、估價、法律及施工等專業責任，仍由負責的單位及人員承擔。